M's Cafe ~笑顔のために~

人間関係での悩み・転職について自分の経験をもとに紹介しています。すべては笑顔でいるために(*^-^*)

効率よく仕事をするための工夫

効率よく仕事ができると、時間の短縮になりますよね
効率よく仕事をしている人はどんな工夫をしているのでしょうか?
いえいえ、何か特別なことをしているのではなく、ほんのちょっとだけ面倒がらずにひと手間かけているだけなのです。

ちょっとだけ意識するだけですぐに改善できると思います。効率よく仕事ができるようにがんばりましょう。

 

整理整頓

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必要な書類はもちろんですが、文房具類も整理整頓しましょう。
なにか必要な時にいちいち探すのでは時間がもったいないのですぐに取り出せるように文房具は机の中で行方不明にならないように間仕切りをして、ひとつひとつの収納場所をつくりましょう。

もし、整理する時に同じものがあったら一つは足りない人にあげたり、共有のスペースで使えるようにしよう。
使ったら決めた場所にすぐに戻せばなくなる心配もないので1つあれば十分です。

間仕切りは100均でも購入できますが、購入しなくてもお菓子の空き箱を利用してもいいですね。空き箱なら加工がしやすいのでサイズ調整も簡単にできます。

書類は案件ごとにまとめたり未処理BOXを作ったり、期限ごとに管理したりとちょっと自分に合った整理方法を見つけるのに時間がかかるかもしれませんが、

クリアフォルダーなどのグッズを上手く利用して整理しよう

私もどこに書類をしまったのか、必要書類が行方不明になってしまい、ガサガサ引き出しやBOXファイルを探し回るときがありますが、なかなか見つからないと気持ちも焦ってミスにつながるし、時間の無駄だとつくづく感ます。

整理整頓を心がけましょう

そして、不要な書類はどんどん廃棄していかないと書類がたまっていく一方なので、データ化されているものですぐに印刷できたり画面で確認できるものは思い切って廃棄するのも片付けのポイントです。

メモ用紙や付箋などの筆記用具はすぐに手に取れるところに置くべし

電話応対や何か指示されたときや「あ!これ忘れてた!!やらなくちゃ!」と気が付いたときにすぐにメモができるようにしておきましょう。

何か他の事をやっていると、ついつい忘れてしまいがちなのでメモは大切です。メモ用紙と付箋の両方を準備できるといいですね。

メモ用紙は覚書に使って、付箋は書いたら貼り付けておけるので書類の修正などの指示の時に便利です。

TODOリストの活用

次から次へと仕事が入ってきて、自分のペースで仕事ができないとついつい忘れてしまうことがあります。
そんなうっかりを防ぐためにTODOリストを活用してうっかりを防止しましょう。

完了したら、印をつけていくと達成感があって「今日も一日私頑張った!!」って思えるので気持ちがよくてモチベーションもUPします。

一つづつを付箋にかいてパソコンに貼り付けたり手帳に貼り付けたりして管理する方法もいいと思います。

作業する順番に並び替えも可能なので優先順位が見える化されてわかりやすいです。作業が完了したら付箋を捨てていくようにすると、作業がすべて完了すればキレイになくなって気分爽快です!!

スケジュール管理とアラーム利用

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打ち合わせや客先への連絡・訪問など絶対にわすれてはいけない予定の把握と予定を重複させないためにもスケジュール管理はとっても大切です。

パソコンでも手帳でもどちらでもいいのでスケジュール管理をしっかりと行いましょう。

パソコンでスケジュール管理をするとアラーム機能も使えるので、余裕をもって行動できますし、時間管理もばっちりです。

私は『時間を制する者が仕事を制す』と思っています。

朝・夕に進捗状況の確認

出勤時と退勤時に進捗状況の確認をすると、一日の計画を立てることができますし、急な予定が入ったとしても慌てずに優先順位をつけて仕事ができます。
仕事量の把握と優先順位をつけることが仕事を効率よくするために必要な事です。

なぜ1日の内、出勤時と退勤時の2回も進捗確認が必要かといえば退勤時に明日の仕事を確認しますが、自分が帰宅してからお客様から連絡が入っていることだって考えられます。出勤時にもう一度メールや伝言なども確認して予定に変更がないかどうか確認する必要があるからです。

まとめ

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仕事をテキパキとこなせる人は整理整頓が上手なんだと思います。
机の中や周りがきちんと整理整頓されていると、気持ちがいいですし、必要な書類や物がすぐにでてくるのって本当に効率がいいです。

自分なりに工夫して仕事をテキパキこなせるようになりましょう。
きっと、仕事ができる人って思われちゃいますね。